SKT arbetar via nedanstående processen

Vi är övertygade om att lösningen ligger i att över tid på ett strukturerat sätt utveckla VERKSAMHETSUTVECKLING-3och följa upp verksamheten. Uppföljningen underlättas genom upprättandet av relevanta nyckeltal. Underlag till dessa nyckeltal finns sannolikt delvis inom organisationen i form av data i olika system men ofta behöver dessa data kompletteras.

De uppställda nyckeltalen ska spegla den egna organisationens vision. För att lyckas utveckla verksamheten är det viktigt att få alla i organisationen att förstå hur och framför allt varför vi genomför vissa åtgärder.

Rätt hanterat uppnår man en acceptans för förändringarna i organisationen och därmed hjälp att driva igenom dem i praktiken. För att kunna utveckla och effektivisera en verksamhet måste åtgärder bygga på fakta och erfarenhet. Vilka delar som ska ingå i de olika stegen bestäms tillsammans med er utifrån era behov.

Förstudie

Förstudien används för att kunna göra en realistisk bedömning av vad vi behöver göra för att lyckas. Hur mycket tid som läggs på förstudien är helt beroende av vilka problemställningar som finns samt vad vi önskar uppnå med arbetet.

Först måste mål och syfte med arbetet beskrivas. Vad är det vill uppnå och varför?

Syftet med förstudien är att identifiera de specifika problemställningarna och ta reda på vilka förutsättningar och redskap just er verksamhet förfogar över.

Det vi bland annat tittar på är:
• Uppdraget (beviljad tid, planerad tid, utförd tid)
• Resurser (antal anställda, antal årsarbetare, schemalagd tid, tjänstgöringsgrader)
• Hur resurserna används (effektivitet, kontinuitet, frånvaro)
• Rutiner, hur hjälper de verksamheten (vilka rutiner stöttar verksamheterna och vilka stjäl tid utan att ge mervärde)
• Stöd i form av system och funktioner
 
Förstudien summeras i en nulägesrapport.

Analys och planering

Med hjälp av förstudien kan vi konstatera om vi har tillräcklig information för att kunna gå direkt på vår problemställning eller om vi först behöver samla in mer information. Vet vi hur verkligheten ser ut? Finns det olika bilder på hur verkligheten ser ut inom organisationen?

Analys Av data

Vi analyser de data som finns tillgängliga i olika system då det ger oss viktig information om vilka åtgärder som behöver vidtas. Vi gör även ett stort antal beräkningar av verksamheten för att se hur olika scenarier utvecklar sig, vilka mål som är realistiska att uppnå samt kostnaden för olika åtgärder. Hur påverkar det i så fall våra möjligheter att genomföra uppdraget och vad är kostnaden för kunden?

Tidmätning

Om syftet med arbetet är att mäta verksamhetens effektivitet behöver vi information om hur stor del av resurserna som går till kundtid respektive kringtid. Om vi saknar tillräcklig information om det behöver en tidmätning genomföras där vi under en begränsad period mäter hur organisationen använder sina resurser. Tidmätningar hjälper oss att förstå vad kringtiden används till vilket är viktigt för att rätt åtgärder ska kunna vidtas.

Nyckeltal

Framtagandet av relevanta nyckeltal är mycket viktigt. De uppställda nyckeltalen ska bland annat spegla den egna organisationens visioner, vidare skall även rutiner för nyckeltalens uppföljning och gynnande etableras och göras kända i organisationen. Alla skall förstå nyckeltalens betydelse för måluppfyllelsen.

Detta arbete måste ske både vertikalt och horisontellt, dvs. från ledningen ner till medarbetare och inom de olika nivåerna i organisationen.

Aktivitetsplanering

Aktivitetsplanering

Analys och planeringsfasen avslutas med upprättandet av en aktivitetsplan som bland annat innehåller en detaljerad åtgärdsplan. I åtgärdsplanen fastställs behovet av eventuell utbildning för chefer och personal, fastställande av relevanta nyckeltal, hur de ska följas upp etc. Modifiering av befintliga rutiner och införandet av nya är också en viktig del av arbetet.

Genomförande

Det är nu dags att genomföra planerade aktiviteter. Dessa kan vara rutinförändringar, skapande av uppföljningsrutiner, skapande av rapporter för uppföljning samt utbildning av medarbetare, chefer mm.

Viktigt är att genomförandet integreras i den ordinarie verksamheten. Detta ska inte upplevas av organisationen som en pålaga eller en tillfällig påfrestning som snart ska försvinna. Beroende på omfattningen, branchen kommer genomförandet ta olika lång tid.

Alla åtgärder ska utföras på rätt nivå i organisationen och alla måste acceptera och förstå varför det ska genomföras. I detta ligger ett stort pedagogiskt arbete som vi naturligtvis är en stor del av. Här brukar utbildningar utgöra en central del. Utbildningarna kan genomföras med samma grundinnehåll men med tre olika perspektiv för medarbetare, chefer och politiker.

Vi är med under hela genomförandet och arbetet följs upp kontinuerligt. För att säkerställa att vi är på rätt väg kan en ytterligare tidmätning genomföras.

Uppföljning

uppföljningUnder uppföljningsfasen följs alla åtgärder från åtgärdsplanen och alla nyckeltal upp. Viktigt under denna fas är att se om åtgärder för att nå förbättringar inom nyckeltalens mätområde har önskad effekt. Det kan handla om rutiner eller mätområden som måste justeras eller kompletteras. Utvärdering av utbildningsinsatsen görs.

Vid avslutad utvärdering justeras aktivitetsplanen och en ny tid för uppföljning bestäms.