Arbetsinstruktioner

1 Välj ut vad som behöver standardiseras

Allt ska inte standardiseras. En prioritering behöver göras. Viktigast är naturligtvis rutiner som gäller säkerhet och miljö. Välj därefter rutiner som direkt påverkar kvalitet, driftsäkerhet och produktionshastighet. Exempelvis kvalitetskontrollrutiner, kritiska moment, rengöringsrutiner eller förebyggande underhåll. Syftet är att skapa stabila processer.ARBETSPPLATS

2 Utveckla bästa kända arbetssätt

Genomför work-shopar tillsammans med den utförande personalen och skriv instruktioner där bilder eller video används för att göra rutinen eller standarden så tydlig som möjligt. Stödfunktioner som exempelvis produktionsteknik, underhåll eller kvalitet stöttar så att alla viktiga aspekter kommer med i den nya rutinen.

I instruktionen bör alltid tider för varje moment inkluderas. På så vis blir det enkelt att se om alla gör lika och olikheter startar en bra dialog för utveckling. Inkludera frågor för självkontroll och checkpunkter så att utföraren själv upptäcker eventuella avvikelser tidigt.

Testa sedan alla instruktioner så att de verkligen fungerar.

3 Visualisera standarden

Gör det enkelt för varje medarbetare och första linjens chef/teamledare att veta vad som ska göras, om det utförs på rätt sätt och hur standarden ska förbättras. Om man måste välja är det viktigast att teamledarna har instruktionen lättillgänglig eftersom det är de som ansvarar för att den följs.

Utbilda alla i den nya standarden

Förklara att:

  • förväntan på alla är att (försöka) följa instruktionen
  • att vi vill hitta problem tidigt för att kunna åtgärda den
  • vi vill att personalen signalerar direkt vid problem (och till vem)

Genomför praktisk träning i de nya standarderna. Antingen genom att första linjens chef coachar eller en utsedd utbildare. Undvik ett system där man lär upp varandra.

5 Upprätthållande

Chefer/teamledare ansvarar för att instruktionen följs och initierar förbättringsarbete. För att säkerställa att tillräcklig tid läggs på standardiseringsarbete är det en bra idé att även chefers arbetstid schemaläggs.

En fråga som varje chef bör ställa dagligen är: ”finns det något som hindrar oss från att följa våra instruktioner idag?”. Denna subjektiva fråga kompletteras med objektiva mätningar av tider för varje moment under mer formella revisioner.

6 Introducera en process för förbättringar

Introducera ett enkelt sätt att dokumentera avvikelser och förbättringar. Ex grönt – utfört enligt standard. Gult utfört men med avvikelse. Rött – ej utfört enligt plan. Vid upprepade problem initieras en problemlösning som dokumenteras på ett enkelt sätt

Regelbundet, ex. på ett veckomöte tittar man över alla förslag, fattar beslut om nästa steg, utser ansvariga och visualiserar åtgärd och status

Vad är Standardiserat arbetssätt?

Standardiserat arbetssätt är en av grunderna i Lean/WCM-arbetet. Att arbeta standardiserat innebär att definiera bästa kända arbetssätt så att man kan observera avvikelser från detta, lära och förbättra.

Syftet är att skapa allt stabilare processer genom att minska variationer i ingående material, arbetets utförande och i utrustningens status.

Få offert